לוח השנה הכי אפקטיבי לצוות השיווק שלך: המדריך המלא

“מטרה בלי תוכנית היא רק חלום" – אנטואן דה סנט-אכזופרי

"שיווק בלי לוח שנה הוא רק בלגן" – נטע קיביליס 🙂

במיטבו, שיווק הוא שילוב בין אמנות למדע. בפוסט הזה נדבר על שימוש במדע כדי להפוך את האמנות למציאות, בעזרת לוח השנה השיווקי. (marketing calendar)

לוח השנה הוא אחד משני המסמכים הקריטיים לתכנון פעילות שיווקית. השני הוא מסמך התקציב והתוכנית השיווקית, שכיסינו בפוסט הזה. אחרי שתבנה את שניהם, אתה בדרך הנכונה לעמוד ביעדים שלך.

הנה דוגמא פשוטה שבנינו ללוח שנה שיווקי.

למה צריך לוח שנה שיווקי?

אין לך לוח שנה? תתכונן לשלוח אימייל לאותם נמענים פעמיים ביום, ולתזז כדי לסיים קמפיין בערב לפני שהוא עולה לאוויר. ואלו רק שתי דוגמאות של בלגן שלוח שנה מסודר יכול למנוע.

בשיווק קורים הרבה דברים בו זמנית. הצוות שלך מריץ כמה קמפיינים בכמה ערוצים שונים, על פני טווחי זמן שונים (ימים, שבועות, חודשים), בהשקעה כספית משמעותית.

כדי לוודא שהכל רץ בצורה חלקה, עם מינימום "דרמה", ומקסימום סיכוי להגיע ליעדים שלך, אתה צריך כלי שיארגן את הכל. זהו לוח השנה השיווקי, שמכיל את המידע הרלוונטי על הקמפיינים, הערוצים, וחברי הצוות המעורבים.

מי צריך לבנות את לוח השנה?

1) מנהלי הערוצים: אם צוות השיווק שלך גדול מספיק כדי שיהיו בו אנשים שאחראים על ערוצים ספציפיים, כל מנהלת ערוץ תתכנן את לוח השנה עבור הערוץ (או הערוצים) שלה. לכל ערוץ יהיה לוח שנה משלו עם פעילויות מפורטות לכל קמפיין בנוסף ללוח השנה הצוותי הכללי. לוח השנה הכללי יכלול רק את נקודות הציון של כל קמפיין ("השקה של קמפיין גוגל לרבעון הראשון", "כנס שותפים בחוף המזרחי"), ופעילויות שמשותפות לכמה ערוצים, למשל שליחת אימיילים – כדי לוודא שאין התנגשויות.

2) מנהלת לוח השנה: בנוסף, צריך חברת צוות שתנהל את לוח השנה הכללי. בדרך כלל זו מי שאחראית על marketing operations (ניהול כלים כמו salesforce, hubspot, marketo). אם לא, אנחנו ממליצים לבחור בחברת הצוות הכי מאורגנת ומסודרת (שלא לומר אובבסיבית). המנהלת תעבוד עם מנהלי הערוצים ותוודא שאין התנגשויות ושכולם מודעים למה קורה בשבועות הקרובים.

באיזה כלי להשתמש?

אנחנו עובדים עם סטארטאפים שמשתמשים בכלים שונים ומגוונים עבור לוח השנה שלהם: Asana, Trello, Google Calendar, Excel / Google Sheets. אין שום קורלציה בין הכלי לבין הצלחה בתכנון וביצוע של הפעילויות בלוח שנה. ההמלצה שלנו היא להתנסות בכמה כלים, ולהשתמש במה שעובד לך. טיפ – כדאי לבחור בכלי שמאפשר לכל הצוות לשתף ולערוך את לוח השנה (אז אקסל הוא לא הכלי הכי מתאים).

מתי כדאי לבנות ולעדכן את לוח השנה?

אתה יכול להתחיל להוסיף ללוח השנה פעילויות כחלק מתהליך התכנון השנתי של החברה (שבדרך כלל קורה ברבעון הרביעי או בינואר). רוב הסטארטאפים שאנחנו עובדים איתם (סיד – Series B) מתכננים רבעון קדימה. כלומר יש להם תוכנית לרבעון הנוכחי, ולקראת סוף הרבעון הם מתחילים לתכנן את הרבעון הבא. (לדוגמא – נתחיל לתכנן את הרבעון השני בתחילת מרץ)

המשמעות של לתכנן רק רבעון אחד מראש היא שהחברה נשארת גמישה. קל להכניס שינויים בתוכנית ולהגיב להזדמנויות לא מתוכננות.

איך לבנות את לוח השנה?

אז איך תכל'ס לבנות את לוח השנה? על ידי חמשת הצעדים הבאים.

1) תתחיל מלוח השנה של השנה שעברה. אין שום דבר רע בלחזור על הקמפיינים המוצלחים משנה שעברה (ולשפר אותם עוד יותר).

2) תוסיף אבני דרך לתכנון ודיווח. אנחנו ממליצים על הפעילויות הבאות:

– כל יום שני (או ראשון) – דיווח שבועי על הביצועים של שבוע שעבר ומה מגיע בשבועיים הקרובים

– בשבוע הראשון של החודש – דיווח על הביצועים של החודש הקודם

– בעשרה ימים האחרונים של החודש – תכנון החודש הבא (בתקווה שאין יותר מדי שינויים מהתוכנית הרבעונית)

– בשבועיים הראשונים של הרבעון – דיווח על הביצועים של הרבעון הקודם

– בשלושה שבועות האחרונים של הרבעון – תכנון הרבעון הבא

– ברבעון הרביעי או בינואר – סיכום השנה שחלפה, תכנון השנה הבאה.

הדוגמא שלנו כוללת רבעון עם אבני הדרך האלה.

3) תכנן קמפיינים מסביב לחגים. לפעמים תרצה להמנע מלתכנן קמפיינים מסביב לחגים, כי כולם בחופש. במקרים אחרים תרצה לבנות קמפיינים באוירת החג. למשל, אחד מהלקוחות שלנו שולח כל שנה קמפיין של "לקוח מביא לקוח" בוולנטיינז דיי, וקורא לו "share the love". אם אתה מוכר למשרדי ראיית חשבון, ה-15 באפריל (יום הגשת המיסים בארה"ב) הוא "החג" העיקרי שלך, ותוכל גם לשלוח קמפיינים מסביב לתאריכים של הגשת דוחות מס רבעוניים.

אל תשכח "חגים מיוחדים" (שלא לומר הזויים)… לא חסרים כאלה, החל מ"חג השעועית" (6 בינואר), "יום דונלד דאק" (9 ביוני), ועד "חג עניבת הפרפר" (28 באוגוסט). זה יכול להיות משעשע לתכנן קמפיין מסביב לכמה מהם, בצורה שקשורה לחברה שלך. הנה דוגמא לפוסט כיפי מיום פי (Pi Day).

4) תוסיף את כל השאר. כנסים, אירועים אחרים, וכל דבר אחר שעוד לא הוספת.

5) ודא שלוח השנה עובד יחד עם התקציב והתוכנית שלך. עבור על לוח השנה ו-ודא שהקמפיינים שלך יגיעו לכמות הנדרשת של לידים ושיחות מכירה לפי התוכנית השיווקית שלך.

אל תגזים. אין צורך למלא כל יום בלוח השנה. תשאיר מקום להזדמנויות לא צפויות, וגם מקום לנשום. כמה קמפיינים מעולים עדיפים מהרבה קמפיינים בינוניים.

הדוגמא שלנו ללוח שנה כאן.

השורה התחתונה

לתכנן, לעדכן, ולתחזק לוח שנה לוקח הרבה זמן, אבל זה לגמרי שווה את ההשקעה. הצוות שלך יהיה מרוצה יותר, והביצועים שלכם יהיו טובים יותר.

לקריאה נוספת

– בנו את תוכנית השיווק והתקציב הראשונים שלכם בעזרת ה-spreadsheet הזה

– כלי פשוט שיעזור לכם להשיג את המקסימום מהקמפיין הבא שלכם

– האם להשתתף בכנס הזה? המדריך המלא